Was der EU Data Act für Ihren Cloud-Wechsel bedeutet

Wer über einen Wechsel des Cloud-Anbieters nachdenkt, stößt schnell auf die Frage, was der Auszug kostet. Lange war die Antwort unangenehm: Daten in die Cloud zu laden war billig, sie wieder herauszuholen nicht. Dazu kamen lange Vertragslaufzeiten, proprietäre Formate und Exportfunktionen, die gerade so viel konnten, wie nötig war.

Der EU Data Act ändert daran einiges. Die Verordnung (EU) 2023/2854 ist seit dem 12. September 2025 anwendbar, und ein ganzes Kapitel darin befasst sich mit dem Wechsel zwischen Cloud-Diensten. Für kleine Unternehmen, die aus einer US-Cloud heraus wollen, ergibt sich daraus ein Zeitfenster mit festem Datum.

Hier geht es um die technische und praktische Seite eines Cloud-Wechsels. Ob und wie die Regeln des Data Act auf Ihren Vertrag anwendbar sind, gehört zu einer Datenschutzbeauftragten oder einem Fachanwalt. Diesen Teil übernehme ich nicht.

Was der Data Act beim Wechsel vorschreibt

Die Wechselregeln stehen in Kapitel VI der Verordnung. Sie gelten für „Datenverarbeitungsdienste“, ein Begriff, der Infrastruktur wie virtuelle Server ebenso umfasst wie fertige Software aus der Cloud, etwa Office-Pakete oder Dateiablagen.

Die Verordnung verpflichtet Anbieter zu Folgendem:

• Sie dürfen keine technischen, vertraglichen oder organisatorischen Hürden aufbauen, die einen Umzug zu einem anderen Anbieter oder in die eigene Infrastruktur verhindern.
• Die Kündigungsfrist für einen Wechsel darf höchstens zwei Monate betragen. Danach folgt eine Übergangsphase von höchstens 30 Kalendertagen, in der der Anbieter den Umzug unterstützen muss.
• Was ein Anbieter für den Wechsel berechnen darf, sinkt in zwei Stufen.

Über die Entgelte wird am meisten geschrieben:

• Bis zum 11. Januar 2027 dürfen Anbieter höchstens die Kosten berechnen, die ihnen unmittelbar durch den Wechsel entstehen.
• Ab dem 12. Januar 2027 grundsätzlich gar nichts mehr. Das schließt die Gebühren für die Datenübertragung beim Auszug ein, die sogenannten Egress-Gebühren.

Unberührt bleiben normale Nutzungsentgelte, verhältnismäßige Entgelte bei vorzeitiger Kündigung eines Vertrags mit fester Laufzeit und Unterstützung, die Sie zusätzlich beauftragen. Wer im laufenden Betrieb große Datenmengen aus der Cloud abruft, zahlt dafür also weiterhin. Die Regel betrifft den Auszug.

Außerdem muss der Vertrag beschreiben, welche Daten und digitalen Werte Sie beim Wechsel mitnehmen können und wie der Ablauf aussieht. Bevor Sie also überlegen, wohin Sie umziehen, lohnt ein Blick in die Vertragsunterlagen Ihres heutigen Anbieters. Steht dort nichts Brauchbares, fragen Sie nach. Was dort fehlt, wird beim Umzug später zur offenen Frage, und die ist mit zwei Monaten Kündigungsfrist im Rücken unangenehmer als heute.

Warum die Gebühren selten der große Posten sind

Für einen kleinen Betrieb bringt ein „Cloud Exit ohne Egress-Gebühren“ weniger, als der Begriff verspricht. Ein paar hundert Gigabyte Dateien und Postfächer verursachen bei der Übertragung keine Summen, die einen Umzug verhindern. Mehrere große Anbieter erlassen Egress-Gebühren beim vollständigen Auszug inzwischen ohnehin auf Antrag.

Teuer wird ein Wechsel an anderen Stellen:

Datenformate. Ein Export ist nur so viel wert wie das, was am anderen Ende davon ankommt. Dateien sind meist unproblematisch. Bei Freigaben, Versionsständen, Kommentaren, Kalenderfreigaben und Berechtigungen sieht es anders aus; die gehen beim Umzug gern verloren, obwohl der Export formal vollständig war.

Verknüpfungen. Viele Betriebe nutzen einen Cloud-Dienst nicht für sich allein. Die Anmeldung hängt daran, Formulare speichern dort hinein, Fachanwendungen lesen Daten aus. Jede dieser Verbindungen muss beim Umzug neu hergestellt werden.

Parallelbetrieb. Ein Wechsel an einem einzigen Wochenende gelingt selten. Realistisch laufen alter und neuer Dienst einige Wochen nebeneinander, und in dieser Zeit bezahlen Sie beide.

Die Belegschaft. Umgewöhnung, Schulung und die ersten Tage, in denen nicht alles so läuft wie vorher, kosten mehr Arbeitszeit als die Technik.

Diese Kosten nimmt Ihnen der Data Act nicht ab. Er sorgt dafür, dass der bisherige Anbieter den Umzug nicht zusätzlich verteuert oder verzögert.

Was der Data Act noch verlangt

Anbieter müssen außerdem auf ihrer Website angeben, welcher Gerichtsbarkeit die Infrastruktur unterliegt, auf der Ihre Daten verarbeitet werden, und welche Maßnahmen sie gegen einen unrechtmäßigen Zugriff ausländischer Behörden auf nicht-personenbezogene Daten treffen.

Das ist für die Frage, ob ein Serverstandort in Frankfurt reicht, eine hilfreiche Quelle. Ein US-Anbieter mit deutschem Rechenzentrum unterliegt weiterhin dem CLOUD Act. Was er gegen solche Zugriffe unternimmt, muss er nun auf seiner Website beschreiben. Warum der Standort allein nicht entscheidet, steht auf der Seite zur digitalen Souveränität.

Warum der Zeitpunkt günstig ist

Wenn der Wechsel ab Januar 2027 grundsätzlich nichts mehr kostet, liegt es nahe, bis dahin zu warten. Für den eigentlichen Umzug großer Datenmengen kann das sinnvoll sein. Für die Vorbereitung nicht: Sie braucht einige Wochen, und sie kostet heute genauso viel wie im Januar.

Wenn Sie jetzt planen, kennen Sie Ihre Kündigungsfristen, bevor sich ein Vertrag still verlängert. Sie haben einen Probeexport gemacht und wissen, welche Daten Probleme machen. Und Sie können den Umzug in eine ruhige Phase legen, statt ihn unter dem Druck einer Preiserhöhung oder einer geänderten Bedingung anzugehen.

Eine Reihenfolge, die sich bewährt

1. Bestandsaufnahme: Welche Cloud-Dienste nutzen Sie, welche Daten liegen dort, und was hängt daran? Ohne diese Liste lässt sich kein Umzug planen.
2. Verträge sichten: Laufzeiten, Kündigungsfristen, automatische Verlängerungen. Die Bewertung der Vertragsklauseln übernimmt ein Fachanwalt; die Liste der Termine können Sie selbst führen.
3. Probeexport: Lassen Sie sich die Daten eines einzelnen Bereichs, etwa eines Projektordners oder eines Postfachs, vollständig herausgeben, und prüfen Sie, was beim neuen Ziel tatsächlich ankommt.
4. Ziel wählen: ein europäischer Anbieter, der europäischem Recht unterliegt, oder ein eigener Server. Achten Sie darauf, dass Sie von dort später ebenfalls wieder wegkommen.
5. In Stufen umziehen: Erst das, was viel bringt und wenig stört, oft die Dateiablage oder die Videokonferenz. Den alten Dienst kündigen Sie, wenn im neuen alles läuft.

Was es für die einzelnen Teile eines Office-Pakets an europäischen Alternativen gibt, zeigt der Vergleich der Microsoft-365-Alternativen. Wie der Kalender auf Android-Diensttelefonen umzieht, beschreibt der Beitrag zum Kalender ohne Google.

Wo Ihr Betrieb gerade steht, zeigt der Selbstcheck in etwa drei Minuten. Er fragt, welche Programme Sie nutzen, und zeigt Ihnen, was sich davon ersetzen ließe. Wenn Sie den Wechsel danach planen wollen, begleite ich die Bestandsaufnahme und den Umzug in Stufen, beschrieben auf der Seite zur digitalen Souveränität.