Kalender ohne Google – DSGVO-konform auf Android

Wenn ein Unternehmen aus Microsoft 365 oder Google Workspace aussteigt, ist der Kalender fast immer der erste Punkt, an dem es konkret wird. Dateien kann man eine Weile parallel laufen lassen, E-Mail sowieso – aber ein Kalender, der nicht funktioniert, fällt am ersten Montagmorgen auf, und zwar allen gleichzeitig.

Die guten deutschsprachigen Anleitungen dazu enden alle an derselben Stelle: Nextcloud installieren, Kalender anlegen, fertig. Wie die Termine anschließend auf dreißig Diensttelefone kommen und dort auch zuverlässig Erinnerungen auslösen, steht nirgends – und genau da entscheidet sich, ob der Umstieg im Alltag hält.

Was „DSGVO-konform“ bei einer Kalender-App heißt – und was nicht

Zuerst eine Entlastung: Die App auf dem Telefon ist selten das Problem.

Eine Android-Kalender-App, die nur den Systemkalender des Geräts liest und beschreibt, verarbeitet Ihre Termine ausschließlich lokal. Es gibt keinen Anbieter, der etwas empfängt, also auch keinen Auftragsverarbeiter, keinen Vertrag und keinen Drittlandtransfer. Bei den unten genannten Apps lässt sich das sogar nachprüfen: Sie haben die Android-Berechtigung INTERNET gar nicht erst im Manifest stehen und können technisch nichts senden.

Damit verlagert sich die Frage dorthin, wo sie hingehört – auf den Server. Und dort ist die verbreitetste Fehlannahme die vom Serverstandort: Ein Rechenzentrum in Frankfurt macht einen US-Anbieter nicht europäisch, weil nicht der Standort entscheidet, sondern das Recht, dem der Anbieter unterliegt. Das ist der Kern des Themas und auf der Seite zur digitalen Souveränität ausführlich beschrieben.

Zur Einordnung: Hier geht es um die technische Umsetzung – Hosting, Geräte, Migration. Die datenschutzrechtliche Bewertung, das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten und eine eventuelle Datenschutz-Folgenabschätzung gehören zu einer Datenschutzbeauftragten oder einem Fachanwalt. Ich mache das eine, nicht das andere.

Zwei Teile, nicht einer

Auf dem iPhone ist CalDAV ein Systemkonto: Serveradresse eintragen, fertig, der Apple-Kalender zeigt die Termine an. Android funktioniert anders, und dieser Unterschied verwirrt zuverlässig jeden einmal.

Android trennt die Arbeit in zwei Rollen:

• Ein Sync-Adapter holt die Daten vom Server und legt sie in der Kalenderdatenbank des Systems ab. Er hat keine Oberfläche außer einem Kontobildschirm. Das ist DAVx⁵.
• Eine Kalender-App liest diese Datenbank, zeichnet die Monatsansicht, lässt Sie Termine bearbeiten – und macht aus fälligen Erinnerungen Benachrichtigungen.

Android bringt für die erste Rolle nichts mit; genau diese Lücke füllt DAVx⁵. Für die zweite Rolle bringt jedes Telefon etwas mit, aber nicht unbedingt etwas Gutes.

Wichtig ist die Konsequenz: Sie verbinden einmal das Gerät mit dem Server, nicht eine App. Danach sehen alle Kalender-Apps auf dem Telefon dieselben Termine, und der Wechsel der App ändert an der Synchronisierung nichts. Genau deshalb führt diese Bauweise nicht in eine Abhängigkeit.

Wer das einmal praktisch durchgehen will: Ich habe die Einrichtung samt der vier Dinge, die dabei regelmäßig schiefgehen, in einer ausführlichen Anleitung aufgeschrieben – auf Englisch, im Blog.

Welche Kalender-App

Drei quelloffene Apps kommen ernsthaft in Frage, und sie eignen sich alle. Keine davon kostet etwas, keine zeigt Werbung, keine verlangt ein Konto, und keine der drei hat – nachgeprüft – die Berechtigung, ins Netz zu gehen.

• Etar ist die konservative Wahl: ein Abkömmling des Android-Kalenders, seit Jahren im Einsatz, Standard in mehreren alternativen Android-Systemen und lauffähig ab Android 6. Für einen Gerätebestand mit älteren Telefonen ist das oft die einzige Option und fast immer die vernünftige.
• Fossify Calendar bringt den größten Funktionsumfang mit und kann Termine auch rein lokal führen, ganz ohne Konto.
• Calendula ist meine eigene App. Sie sieht am modernsten aus – Material 3 Expressive, wie aktuelle Android-Versionen – und setzt dafür Android 10 voraus.

Zur Offenlegung: Calendula ist ein quelloffenes Nebenprojekt von mir, kein Produkt, das ich verkaufe, und es ist auch nicht Teil eines Angebots. Ich nenne es hier, weil es zur Sache gehört, und habe die drei Apps an anderer Stelle ehrlich gegeneinander gestellt – inklusive der Fälle, in denen eine der anderen beiden die bessere Antwort ist.

Im Unternehmen kommt noch etwas dazu

Auf einem einzelnen Telefon ist die Sache nach zehn Minuten erledigt. Im Unternehmen kommen vier Fragen dazu, die in den Anleitungen selten vorkommen:

Wer darf welchen Kalender sehen? Das regelt Nextcloud über Freigaben und Gruppen, nicht die App. Sinnvoll ist, das vor dem Rollout zu klären – und nicht jeden Kalender mit allen zu teilen, nur weil es schneller geht.

Räume und Ressourcen. Nextcloud kann Besprechungsräume und Geräte buchbar machen, das ist allerdings eine zusätzliche App aus dem Nextcloud App Store („Calendar Resource Management“) und nicht ab Werk aktiv. Wer heute Raumbuchung in Outlook nutzt, sollte das vorher testen statt es vorauszusetzen.

Wie kommen die Apps auf die Geräte? Das ist die unbequeme Stelle. Wer Android-Geräte zentral verwaltet, tut das üblicherweise über Managed Google Play – also ausgerechnet über Google. Es gibt Wege daran vorbei, sie sind aber eine eigene Entscheidung mit eigenem Aufwand, und wer den Kalender wechselt, ohne das mitzudenken, hat die Abhängigkeit nur verschoben.

Was Outlook kann und das hier nicht. Kalender, Einladungen, Erinnerungen, geteilte Kalender und Ressourcen – das deckt CalDAV ab. Was nicht mitkommt, sind die Microsoft-eigenen Verzahnungen: Teams-Besprechungen direkt im Termin, Outlook-spezifische Abwesenheitslogik, bestimmte Exchange-Funktionen. Das ist kein Argument gegen den Umstieg, aber es gehört vorher auf den Tisch und nicht in die zweite Woche danach.

Die Reihenfolge, die funktioniert

1. Server aufsetzen oder mieten – bei einem Anbieter, der europäischem Recht unterliegt, nicht bloß europäische Rechenzentren betreibt.
2. Kalender anlegen, Freigaben und Gruppen klären.
3. Ein einzelnes Gerät vollständig einrichten und eine Woche echt benutzen. Nicht zwanzig Geräte am selben Tag.
4. Alten und neuen Kalender parallel laufen lassen, bis im alten nichts mehr Neues entsteht.
5. Erst dann abschalten.

Schritt drei ist der, den alle überspringen, und er ist der einzige, der Ihnen vor dem Rollout verrät, was in Ihrem konkreten Fall nicht funktioniert.