Kalender ohne Google: datenschutzfreundlich auf Android

Wenn ein Unternehmen aus Microsoft 365 oder Google Workspace aussteigt, ist der Kalender oft der erste Punkt, an dem es konkret wird. Dateien kann man eine Weile parallel laufen lassen, E-Mail sowieso. Ein Kalender, der nicht funktioniert, fällt dagegen am ersten Montagmorgen allen gleichzeitig auf.

Die deutschsprachigen Anleitungen, die ich kenne, enden an derselben Stelle: Nextcloud installieren, Kalender anlegen, fertig. Wie die Termine anschließend auf dreißig Diensttelefone kommen und dort zuverlässig Erinnerungen auslösen, steht dort nicht. Davon hängt aber ab, ob der Umstieg im Alltag hält.

Welche Daten die Kalender-App verarbeitet

Die App auf dem Telefon ist selten das Problem.

Eine Android-Kalender-App, die nur den Systemkalender des Geräts liest und beschreibt, braucht für sich keinen Kalender-Server. Die unten genannten Apps haben die Android-Berechtigung INTERNET nicht im Manifest; sie können selbst keine Netzwerkverbindung öffnen. Wenn ein Sync-Adapter die Termine mit einem Server abgleicht, verlassen sie das Gerät über diesen Adapter. Dessen Anbieter und den Server müssen Sie deshalb gesondert prüfen.

Damit verlagert sich die Frage auf den Server. Dort hält sich hartnäckig die Annahme, ein Server in Deutschland reiche aus. Ein Rechenzentrum in Frankfurt macht einen US-Anbieter aber nicht europäisch, denn es zählt auch, welchem Recht der Anbieter unterliegt. Das ist auf der Seite zur digitalen Souveränität ausführlich beschrieben.

Hier geht es um die technische Umsetzung: Hosting, Geräte, Migration. Die datenschutzrechtliche Bewertung, das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten und eine eventuelle Datenschutz-Folgenabschätzung gehören zu einer Datenschutzbeauftragten oder einem Fachanwalt. Diesen Teil übernehme ich nicht.

Android braucht zwei Teile

Auf dem iPhone ist CalDAV ein Systemkonto: Serveradresse eintragen, fertig, der Apple-Kalender zeigt die Termine an. Android funktioniert anders, und dieser Unterschied verwirrt viele beim ersten Mal.

Android trennt die Arbeit in zwei Rollen:

• Ein Sync-Adapter holt die Daten vom Server und legt sie in der Kalenderdatenbank des Systems ab. Er hat keine Oberfläche außer einem Kontobildschirm. Der bekannteste ist DAVx⁵.
• Eine Kalender-App liest diese Datenbank, zeichnet die Monatsansicht, lässt Sie Termine bearbeiten und macht aus fälligen Erinnerungen Benachrichtigungen.

Android bringt für die erste Rolle nichts mit; diese Lücke füllt ein Sync-Adapter wie DAVx⁵. Für die zweite Rolle bringt jedes Telefon etwas mit, aber nicht unbedingt etwas Gutes.

Sie verbinden also einmal das Gerät mit dem Server und keine einzelne App. Danach sehen alle Kalender-Apps auf dem Telefon dieselben Termine, und ein Wechsel der App ändert an der Synchronisierung nichts. Deshalb führt diese Bauweise nicht in eine Abhängigkeit von einer App.

Die Einrichtung samt der vier Dinge, die dabei regelmäßig schiefgehen, habe ich in einer ausführlichen Anleitung aufgeschrieben, auf Englisch im Blog.

Welche Kalender-App

Drei quelloffene Apps kommen ernsthaft in Frage, und alle drei eignen sich. Sie sind kostenlos, zeigen keine Werbung und verlangen kein Konto. Ich habe nachgeprüft, dass keine von ihnen die Berechtigung hat, ins Netz zu gehen.

• Etar ist die konservative Wahl: ein Abkömmling des Android-Kalenders, seit Jahren im Einsatz, Standard in mehreren alternativen Android-Systemen und lauffähig ab Android 6. Für einen Gerätebestand mit älteren Telefonen ist das oft die einzige Option und meist die vernünftige.
• Fossify Calendar bringt den größten Funktionsumfang mit und kann Termine auch rein lokal führen, ganz ohne Konto.
• Calendula ist meine eigene App. Sie folgt wie aktuelle Android-Versionen dem Design Material 3 Expressive und setzt dafür Android 10 voraus.

Zur Offenlegung: Calendula ist ein quelloffenes Nebenprojekt von mir, kein Produkt, das ich verkaufe, und es ist auch nicht Teil eines Angebots. Ich nenne es hier, weil es zur Sache gehört. An anderer Stelle habe ich die drei Apps gegeneinander gestellt, einschließlich der Fälle, in denen eine der anderen beiden besser passt.

Im Unternehmen kommt noch etwas dazu

Auf einem einzelnen Telefon ist die Sache nach zehn Minuten erledigt. Im Unternehmen kommen vier Fragen dazu, die in den Anleitungen selten vorkommen:

Wer darf welchen Kalender sehen? Das regelt Nextcloud über Freigaben und Gruppen, nicht die App. Klären Sie das vor dem Rollout, und teilen Sie nicht jeden Kalender mit allen, nur weil es schneller geht.

Räume und Ressourcen. Nextcloud kann Besprechungsräume und Geräte buchbar machen. Dafür braucht es allerdings eine zusätzliche App aus dem Nextcloud App Store („Calendar Resource Management“), die ab Werk nicht aktiv ist. Wer heute Raumbuchung in Outlook nutzt, sollte das vorher testen statt es vorauszusetzen.

Wie kommen die Apps auf die Geräte? Das ist die unbequeme Stelle. Wer Android-Geräte zentral verwaltet, tut das üblicherweise über Managed Google Play, also ausgerechnet über Google. Es gibt Wege daran vorbei, sie sind aber eine eigene Entscheidung mit eigenem Aufwand, und wer den Kalender wechselt, ohne das mitzudenken, hat die Abhängigkeit nur verschoben.

Was Outlook kann und das hier nicht. Kalender, Einladungen, Erinnerungen, geteilte Kalender und Ressourcen deckt CalDAV ab. Was nicht mitkommt, sind die Microsoft-eigenen Verzahnungen: Teams-Besprechungen direkt im Termin, Outlook-spezifische Abwesenheitslogik, bestimmte Exchange-Funktionen. Das spricht nicht gegen den Umstieg, gehört aber vorher auf den Tisch und nicht in die zweite Woche danach.

Eine Reihenfolge, die sich bewährt

1. Server aufsetzen oder mieten, bei einem Anbieter, der europäischem Recht unterliegt. Europäische Rechenzentren allein reichen nicht.
2. Kalender anlegen, Freigaben und Gruppen klären.
3. Ein einzelnes Gerät vollständig einrichten und eine Woche echt benutzen. Nicht zwanzig Geräte am selben Tag.
4. Alten und neuen Kalender parallel laufen lassen, bis im alten nichts mehr Neues entsteht.
5. Erst dann abschalten.

Schritt drei wird gern übersprungen. Dabei zeigt er Ihnen vor dem Rollout, was in Ihrem konkreten Fall nicht funktioniert.

Der Kalender ist meist nur ein Teil des Umzugs. Was es für Dateiablage, E-Mail und Videokonferenz gibt, steht im Vergleich der Microsoft-365-Alternativen; welche Werkzeuge ich selbst nutze, unter Werkzeuge.