Microsoft 365 ersetzen: europäische Alternativen im Vergleich
Für fast jeden Teil von Microsoft 365 gibt es eine europäische Alternative. Offen ist vor allem, in welcher Reihenfolge Sie wechseln und an welchen Stellen es hakt.
Microsoft 365 ist ein Paket aus Dateiablage, Office, E-Mail, Kalender, Chat, Videokonferenz und der Anmeldung, die alles zusammenhält. Wer „Microsoft 365 ersetzen“ sagt, ersetzt deshalb fünf oder sechs Dinge, und nicht alle sind gleich schwer.
Die Tabelle zeigt, was es für jeden Teil gibt. Darunter steht, wo es in der Praxis hakt. Was davon ich selbst jeden Tag nutze, steht unter Werkzeuge, die ich selbst nutze.
| Microsoft 365 | Europäische Alternative | Meine Einschätzung | Wo es hakt |
|---|---|---|---|
| OneDrive, SharePoint | Nextcloud | ausgereift | SharePoint-Seiten und -Abläufe haben kein direktes Gegenstück |
| Word, Excel, PowerPoint im Browser | Collabora Online, OnlyOffice | alltagstauglich | Makros, Power Query, sehr aufwendige Formatierung |
| Word, Excel, PowerPoint am Rechner | LibreOffice | ausgereift | Umgewöhnung, Makros |
| Exchange Online, Outlook | mailbox.org, IONOS, Proton | ausgereift | Kalender in Outlook braucht ein Zusatzprogramm |
| Teams: Videokonferenz | Jitsi, BigBlueButton, Nextcloud Talk | alltagstauglich | sehr große Runden, Telefoneinwahl braucht Zusatzaufwand |
| Teams: Chat | Element (Matrix), Nextcloud Talk | alltagstauglich | Gewohnheit, fehlende Anbindung an Fachanwendungen |
| Entra ID (Anmeldung) | Keycloak, Authentik | ausgereift, aber anspruchsvoll | der aufwendigste Teil, für kleine Betriebe oft unnötig |
| Alles zusammen | openDesk | jung | für die Verwaltung gebaut, für Unternehmen noch im Aufbau |
Die Spalte „Meine Einschätzung“ bezieht sich auf kleine Betriebe und ist kein Testergebnis. Was für Sie gilt, hängt davon ab, wie Sie heute arbeiten.
Dateien und Office
Die Dateiablage ist oft der beste erste Schritt. Hier liegt der größte Bestand, und die Belegschaft merkt am wenigsten davon: Ordner bleiben Ordner, der Sync-Client sieht aus wie der von OneDrive. Nextcloud kommt von einem Unternehmen aus Stuttgart und ist quelloffen. Sie können es bei einem europäischen Anbieter gemanagt mieten oder auf einem eigenen Server betreiben.
Beim Bearbeiten im Browser binden Sie Collabora Online oder OnlyOffice in Nextcloud ein, am Rechner übernimmt LibreOffice. Normale Briefe, Tabellen und Präsentationen sind damit kein Problem. Vorsichtig sein sollten Sie bei Excel-Dateien mit Makros oder Power Query und bei Vorlagen, an denen jemand jahrelang gefeilt hat. Die testen wir vor dem Umzug einzeln.
SharePoint ist der Teil, der sich am schlechtesten übersetzen lässt. Wer dort nur Dateien ablegt, ist mit Nextcloud gut bedient. Wer SharePoint als Intranet mit eigenen Seiten und Abläufen nutzt, braucht dafür ein zweites Werkzeug, etwa ein Wiki.
Kommunikation
E-Mail ist technisch der einfachste Umzug und organisatorisch einer der heikelsten, weil jeder im Betrieb sie ab dem ersten Tag benutzt. Anbieter wie mailbox.org aus Berlin, IONOS oder das Schweizer Proton übernehmen Ihre Domain. Klassisches Outlook kann als Mailprogramm bleiben; bei neueren Varianten prüfen wir, ob Postfachdaten in die Microsoft-Cloud synchronisiert werden. Einen eigenen Mailserver empfehle ich fast nie, weil dann allein an Ihnen hängt, ob Ihre Mails ankommen.
Für Videokonferenzen ist Jitsi die naheliegende Wahl: Gäste brauchen nur einen Browser, kein Konto und keine App. BigBlueButton ist auf Schulungen und Unterricht zugeschnitten. Nextcloud Talk erledigt beides in kleinerem Rahmen und liegt dort, wo Ihre Dateien schon sind.
Beim Chat entscheidet weniger die Technik als die Gewohnheit. Element auf Basis des offenen Matrix-Protokolls ist ausgereift und wird auch in großen Organisationen eingesetzt. Was fehlt, sind die vielen kleinen Anbindungen an andere Programme, die Teams mitbringt. Prüfen Sie vorher, welche davon Sie wirklich nutzen.
Anmeldung
Entra ID, früher Azure Active Directory, ist der Teil, an dem alles andere hängt: Wer sich darüber anmeldet, verliert bei einer Sperre den Zugang zu jedem angeschlossenen Dienst gleichzeitig. Die Alternativen, etwa Keycloak oder Authentik, sind ausgereift, aber anspruchsvoll in Einrichtung und Betrieb.
Für viele kleine Betriebe ist das deshalb der letzte Schritt und oft einer, der gar nicht nötig ist. Viel gewonnen ist schon, wenn Passwörter in einem gemeinsamen Passwortmanager liegen und nicht an einem einzigen Microsoft-Konto hängen.
openDesk: das Komplettpaket
openDesk bündelt viele der genannten Werkzeuge, darunter Nextcloud, Collabora, Element und Jitsi, zu einem gemeinsamen Arbeitsplatz mit einer Anmeldung. Es wird für die öffentliche Verwaltung entwickelt; seit September 2026 können es auch private IT-Dienstleister anbieten. Für einen kleinen Betrieb ist es heute meist mehr, als er braucht. Beobachten sollten Sie es trotzdem, weil es zeigt, wohin sich die Einzelteile entwickeln.
In welcher Reihenfolge
Stellen Sie nicht alles auf einmal um, und fangen Sie nicht mit dem Schwierigsten an. Bewährt hat sich diese Reihenfolge: erst wissen, wo Sie abhängig sind, dann Dateiablage und Videokonferenz, dann E-Mail und Office, und die Anmeldung zuletzt oder gar nicht. Das Stufenmodell beschreibt diese Schritte ausführlicher.
Wo Ihr Betrieb gerade steht, zeigt der Selbstcheck in drei Minuten, zugeschnitten auf die Programme, die Sie tatsächlich nutzen.
Häufige Fragen
Gibt es eine europäische Alternative zu Microsoft 365?
Nicht als ein einzelnes Produkt, das alles eins zu eins ersetzt. Für jeden Teil (Dateiablage, Office, E-Mail, Videokonferenz, Chat, Anmeldung) gibt es ausgereifte Alternativen, die sich zusammenstecken lassen. Am nächsten an ein Komplettpaket kommt openDesk, das für die öffentliche Verwaltung entwickelt wurde.
Können wir Outlook weiter benutzen?
Mit dem klassischen Outlook für Windows können Sie ein Postfach über IMAP weiter nutzen. Prüfen Sie die genaue Outlook-Version vor dem Umzug: Neuere Outlook-Varianten können eine Kopie des Postfachs in der Microsoft-Cloud speichern. Kalender und Kontakte aus Nextcloud brauchen in Outlook ein Zusatzprogramm, weil es CalDAV nicht von sich aus unterstützt. Wer die E-Mail ebenfalls aus der Microsoft-Cloud holen will, sollte den Client in die Entscheidung einbeziehen.
Funktionieren unsere Excel-Dateien weiter?
Öffnen und bearbeiten lassen sie sich mit LibreOffice, Collabora Online und OnlyOffice. Vorsichtig sein sollten Sie bei Makros, Power Query und Dateien, die mit anderen Microsoft-Diensten verknüpft sind. Solche Dateien testen wir vor dem Umzug einzeln, statt uns darauf zu verlassen.
Müssen wir alles auf einmal umstellen?
Nein, und das ist selten sinnvoll. Viele Betriebe fangen mit der Dateiablage oder der Videokonferenz an, weil die Belegschaft davon am wenigsten merkt. Microsoft 365 kann für den Rest parallel weiterlaufen, bis Sie entscheiden, ob und wann der nächste Teil folgt.